Estrutura de Processos · Mulheres na Inovação ES

Ponto de partida

Onde estamos hoje

O que a estrutura atual entrega bem — e onde estão os buracos.

Já existe

Infraestrutura atual

Site (LP) publicado em mulheresnainovacaoes.com.br
Formulários de inscrição via Web3Forms
Dados chegam por e-mail a cada inscrição
Grupos de WhatsApp para comunicação
Painel de KPIs pós-evento (recém-criado)

Falta

Gaps identificados

Nenhum hub central de tarefas e checklist
Dados das inscrições vivem só no e-mail
Sem formulário de avaliação pós-evento
Sem lista de presença digital
Sem templates de comunicação reutilizáveis
Sem armazenamento organizado de evidências

Conclusão: os dados existem, mas vivem em lugares diferentes — e-mail, WhatsApp, cabeça das pessoas — sem fluxo que os conecte. O objetivo desta estrutura é criar esse fio condutor sem adicionar complexidade desnecessária.

Visão completa · Por GT

Quem faz o quê — em cada momento

Distribuição das atividades entre os três grupos de trabalho ao longo do ciclo de um evento.

💡

Evento
definido

📋

Notion
aberto

Checklist criado

🌐

LP
atualizada

Site + formulário

📣

Divulgação
ativa

WhatsApp + redes

🚀

Evento
acontece

Presença + cobertura

⭐

Avaliação
coletada

Form → Sheets

📊

Dados
consolidados

Planilha + Notion

📁

Arquivado
& publicado

Drive + redes

Pré-evento (−15 dias)

Dia do evento

Pós-evento (+72h)

📅

Pré-evento

até 15 dias antes

🚀

Dia do evento

durante

✅

Pós-evento

até 72h após

Eventos e
Networking

Confirmar facilitadores, convidados e equipe de apoio

Organizar lista de participantes

Confirmar infraestrutura (presencial ou online)

Garantir preenchimento da lista de presença

Registrar participantes presentes e ausentes

Registrar ocorrências relevantes da atividade

Realizar reunião rápida de debrief com a equipe

Organizar encaminhamentos e próximos passos

Sinalizar participantes com baixa frequência ou engajamento

Marketing,
Dados e
Parcerias

Elaborar briefing do encontro

Criar identidade visual (card, banner ou capa)

Programar disparo de convite por e-mail

Publicar divulgação nos canais oficiais

Compartilhar lembretes nos grupos de WhatsApp

Atualizar LP com informações da atividade

Produzir roteiro de cobertura e alinhar responsável

Criar lista de presença e formulário de avaliação

Preparar planilha de consolidação e definir indicadores

Realizar cobertura em tempo real (stories, fotos, vídeos)

Registrar depoimentos de participantes

Captar imagens para banco de evidências

Publicar registro do encontro nas redes sociais

Enviar e-mail de agradecimento às participantes

Organizar e armazenar fotos, vídeos e depoimentos

Produzir notícia ou relato institucional

Atualizar portfólio de evidências do projeto

Consolidar presença e avaliações na planilha

Atualizar indicadores e elaborar síntese de resultados

Arquivar todas as evidências no Google Drive

Educação,
Carreira e
Negócios

Definir objetivo, metodologia e agenda dos encontros

Validar materiais de apresentação e atividades práticas

Configurar formulário de registro de dúvidas (se necessário)

Atualizar calendário e sistema de monitoramento

Apoiar a condução conforme agenda e metodologia

Enviar link de presença/avaliação no encerramento

Registrar principais aprendizados e pontos de melhoria

Compartilhar materiais e conteúdos complementares

Registrar dados em sistemas de monitoramento

🎪 GT Eventos e Networking

Notion WhatsApp Web3Forms

📣 GT Marketing, Dados e Parcerias

Site / LP Web3Forms Google Sheets Google Drive E-mail WhatsApp

📚 GT Educação, Carreira e Negócios

Notion Web3Forms Google Sheets

Modelo proposto

3 Camadas de operação

Clique em cada camada para ver os detalhes.

1

Hub Central — Notion

Onde tudo é planejado, acompanhado e arquivado

▼

Cada evento novo = duplicar o template padrão. Todos os bancos se conectam por evento.

📅 Eventos

Registro de cada encontro com status: planejando / aberto / realizado / arquivado

👥 Participantes

Base unificada de todas as inscritas, alimentada via e-mail do Web3Forms

✅ Checklist

Template pré/dia/pós vinculado a cada evento, com responsável e prazo

📁 Evidências

Links para Google Drive: fotos, gravações, avaliações por evento

📊 Indicadores

Tabela de presença, NPS e métricas de impacto por evento

📝 Templates

Biblioteca de e-mails, WhatsApp, posts e roteiro de cobertura prontos

2

Coleta de dados — Web3Forms → Planilha

Dados que chegam automaticamente, sem trabalho manual

▼

Hoje

Inscrição no site

→

Web3Forms

→

E-mail

→

Cópia manual ⚠️

Proposto

Inscrição no site

→

Web3Forms

→

E-mail (notificação)

+

Google Sheets (auto) ✓

Web3Forms possui integração nativa com webhooks. Cada inscrição cai automaticamente na planilha sem intervenção manual.

Novos formulários a criar

📋 Lista de presença

Enviada no início do evento. Nome + e-mail + confirmação de presença.

⭐ Avaliação pós-evento

Enviada até 24h após. NPS + 2-3 perguntas. Pode ser combinada com a presença.

3

Comunicação — Templates prontos

Não reinventar a roda a cada evento

▼

Todos os templates ficam no Notion. A cada evento, só troca nome e data.

− 15 dias

LP + E-mail

Página do evento publicada no site, formulário de inscrição aberto

− 7 dias

Lembrete fixo com link de inscrição

− 1 dia

Lembrete com link de acesso (online) ou endereço (presencial)

Dia

Stories / Reels

Roteiro de cobertura com 3 perguntas padrão para depoimentos

+ 24h

E-mail

Agradecimento + link para avaliação + materiais complementares

+ 72h

Redes sociais

Post de resultado com dados da planilha (presença, depoimentos)

Resultado esperado · Por GT

Entregáveis mínimos por evento

O que cada GT precisa entregar ao final de cada encontro, sem exceção.

🎪 GT Eventos e Networking

Lista de presença consolidada
Registro de participantes presentes e ausentes
Ata com encaminhamentos e próximos passos
Participantes com baixo engajamento sinalizados

📣 GT Marketing, Dados e Parcerias

Publicação realizada nas redes sociais
E-mail de agradecimento enviado
Evidências arquivadas no Google Drive
Avaliações consolidadas e indicadores atualizados
Síntese de resultados e relato institucional

📚 GT Educação, Carreira e Negócios

Registro de aprendizados e melhorias
Materiais complementares compartilhados
Dados registrados nos sistemas de monitoramento

Implantação

Por onde começar

Ordem de prioridade para implantar a estrutura. Tudo gratuito.

1

Criar workspace no Notion com template de evento

Hub central com bancos de dados de eventos, participantes, checklist, indicadores e templates

Gratuito

2

Configurar webhook Web3Forms → Google Sheets

Inscrições passam a cair automaticamente em planilha, eliminando cópia manual de e-mail

Gratuito

3

Criar formulário de presença + avaliação pós-evento

Mesmo padrão visual do site. Uma URL enviada no encerramento faz as duas coletas

Gratuito

4

Criar estrutura de pastas no Google Drive

Um padrão fixo por evento: fotos / vídeos / avaliações / materiais / gravações

Gratuito

5

Montar biblioteca de templates de comunicação

E-mails, WhatsApp, roteiro de cobertura e posts prontos no Notion — só troca data e evento

Gratuito

Estimativa: com a equipe dedicando 1 tarde, é possível ter o Notion configurado e o webhook ativo na mesma semana. Os formulários de presença e avaliação podem ser criados durante a preparação do próximo evento.